学会(society)似乎就是为会议而生的，其主要工作就是开会：报告会、研讨会、工作会、评审会、会员代表大会、理事会，等等，不一而足。但纵观中国的各种会议，开得好的却不多。单就涉及到决策的工作会议而言，时下国人都知道美国人罗伯特写的《议事规则》(Rules of Order)^[1]，但真正开起会来，却不知道如何使用书中所列的规则。

开会的问题

目前中国开会的问题很多，主要有如下几个方面：

1. 会议成了冗长的信息通告会。只有个别人在作报告，没有互动，也没有需要表决的事项。

2. 会议人数达不到表决的法定人数。在这种情况下，要么什么也不干，要么由少数人说了算。

3. 开会方式不合规范。重要事项不在会上严肃讨论和表决，而只讨论鸡毛蒜皮的小事。

4. 准备不足。议题不明确，材料不充分，结果不收敛。我曾参加过一个CCF专委的工作会议，几十号人从全国各地聚到一起开了两个小时的会，唯一形成的结论是：会后通过邮件再继续讨论。

5. 发言冗长、会议超时。

6. 利益相关，自说自话。会议决定和参会者利益相关的事，比如有的学会理事会换届时，成立一个所谓的“主席团”来决定理事长、副理事长和（常务）理事候选人，而主席团成员统统都成了候选人（等额选举）。这是目前许多学会常使用的方式。

如何开会

1. 应对会议形式进行设计。学会常见的工作会议一般分为三部分：报告部分、表决部分和（开放式）讨论部分。

报告部分　就是传递某些重要信息，如近期工作进展情况，上次会议做出决议的落实情况，等等。报告部分要报告与会者关心的重大问题，且要简明扼要，决不能无病呻吟，啰嗦拖拉。

表决部分　这是会议的核心，要就本组织的重大事项做出决议，这涉及到未来这个组织的方向和行动。准备不充分的议题要么草率表决，决策质量不高；要么搁置，使得一个重要议题不能落实；要么讨论过长，拖延会议进程。

表决时参会人数达到法定门槛是会议召开的必要条件，否则所作决议都无效。一般地，参会人数至少应达到三分之二。表决有几种形式：一种是举手表决，可公开的、并不敏感的议题均可采取这种方式，主持人的主持话语也是有严格顺序的：“同意的举手”，“反对的举手”，“弃权的举手”。决不能“缺斤少两”，也不能颠倒次序。当参会人少的时候，可以采取唱票的形式，即主持人一一询问参会者的意见。关于人事的表决或不便公开表态的敏感性话题，则可采用无记名投票方式。有的会议采用鼓掌通过的方式代替选举或表决人事聘用，这是完全错误的。

对于选举或人事任命的表决，必须收敛，即必须有结果。一般而言，超过半数就是通过，当等票时可以授权一人裁决（事先规定）。对于事务的表决，有时规定同意票超过半数即可，有的重要事项则规定必须达到或超过三分之二。当同意票达不到法定票数时，则该议题被否决或搁置。关于人事的确定，分选举和确认两种。对于人事任命属于立法机构对提名的确认，候选人是等额的，而对于开放式选举则应是差额的。差额选举给选举人（会员）足够的选择空间，而等额选举是不存在选择的。有人认为选举时同意票需要达到三分之二，这是缺乏常识的表现。

讨论部分　是就一些不一定做出决议但又是重要的议题进行的开放式的讨论，这种发散性的讨论对这个组织未来的工作方向是有意义的。

三种形式张弛有致，不但会使会议开得卓有成效，也会富有变化，生动活泼。

2. 充分准备。会议成功与否与准备工作密切相关，七分准备三分开会。准备工作的重点是表决部分，提出的动议要有材料支撑，方案要事先经过酝酿，征求意见，重要的议题还要先开预备会讨论。CCF在2008年换届以前，围绕治理架构的改革和选举办法开了数次小规模会议，得到基本共识后，提交会员代表大会审议表决就非常流畅，顺利通过。CCF现有常务理事33人，为提高会议效率，常务理事会选择9人先开小会讨论，以使得提出的方案尽可能完善。

准备工作首先是议程。议程的设计非常关键，如果议题太大太多，超出了一次会议可容纳的体量则不行。相反，如果开会讲的是一些轻描淡写的小事，则丧失了会议的严肃性。

关于要表决的议案，要保证尽可能收敛，不收敛的议题可暂不提交会议表决。表决的议案需要有文字材料供与会者预览，且尽可能事先发给与会者。关于人事表决，不但要提供被提名人（候选人）的详细材料，且本人也要到场，必要时回答表决人的问题。

由于理事会并不常开，出于时间紧迫的考虑，有时也采用通讯方式表决，但这仅限于不重要的议题，凡重要议题和重要人事的确定均不可采用通讯表决的方式。

3. 限时发言，保证效率。充分讨论是通过高质量决议的保证，但效率起见，必须限定每个议题的总体时间，也要限定每个人的发言时间。发言者要观点鲜明，清晰简洁，如无不同意见，可响应“同意”。

4. 会议的主持人及权力。会议开得好不好和主持人关系极大。主持人要保证会议所讨论的议题是事先安排的，与议题不相干的事情不允许在会议上讲，也不允许任意发起一个新的议题，除非经过会议表决同意增加。为了把控会议，主持人有权在任何时候打断发言人的发言并限制发言次数。如果与会者没有提出颠覆性的和普遍性的问题，主持人在适当时候可宣布终止讨论，转到下一个环节。主持人需要两大工具：计时器和法槌（锤或铃）。

5. 会议人数。并不是开会的人越多做的决策就越正确。对于决策性的会议，人数规模宜在20人以内，这是与会者可以随时参与讨论且可以保证会议时间的较合适的规模。ACM和IEEE-CS的理事会规模都在20人以内，但中国社团的常务理事会规模通常在四五十人以上，理事会则几倍于常务理事会的规模。这样的建制不是为了开会，而是为了戴一顶理事的“荣誉”头衔。

6. 会议的地点、空间及时间留白。对于（常务）理事会会议，如条件允许，可安排在环境好的非工作场所，比如酒店。从空间上和工作场所分开，这样开会比较放松和超脱，会更有效率。有的公司常常把高管会安排到风景秀丽的地方召开，也是出于这样的考虑。会议室除桌椅外，应留有足够的富余空间，如三分之一，过于局促的会场会使人感到压抑，影响会议效果。会议须安排会间休息，除了可以使与会者休整之外，这种时间上的分段会给与会者留有非正式的交流时间，往往也有利于结论的达成。

7. 会议记录(recording)和纪要(minutes)。重要的会议要录音或录像，作为档案保存。无论何种会议，撰写会议纪要是必须的。要特别注意，纪要不同于记录。纪要内容包括时间、地点、参会人、主持人、讨论的议题和结论，纪要只记录结果，不记录过程。纪要起草后，要经所有与会者修改或确认。会议往往涉及到立法、重大事项决定和人事任命，所以纪要的撰写就非常重要。会议纪要必须完整、精准和简洁，不能随意发挥和修饰。撰写纪要不但文笔要好，更重要的是起草人的归纳能力和理解力要强。

开会是学会绕不过去的工作，看上去容易，实则很难。开好会不但能大大推动学会的工作，也会使参会者感到愉悦。反过来说，一个优秀的学会其开会必定是规范、高效和有趣的。

学会开会！

参考文献：

[1] 亨利·M·罗伯特，议事规则，王宏昌,译，第1版.商务印书馆，1995.